Целый бухучёт складывается из документов: кое-какие из них бухгалтер получает от контрагентов, кое-какие от работников, а кое-какие формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Окажет помощь эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их возможно поделить на две многочисленные группы:
- Первичные.
- Учетные регистры.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует закон о бухучете. Учетные регистры формируют на базе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Помимо этого, они помогают для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Классификация
Помимо первичных и учетных, документы бухучета могут иметь другие классификации. К примеру, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и простые.
В отношении каждой операции либо сделки существует отдельный список обязательных бумаг. В большинстве случаев первичку оформляет поставщик, но конкретно клиент заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. В силу того, что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги либо нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичные документы
Первичку следует составлять конкретно в ходе совершения операции либо сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность применять унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации есть в праве создать и применять личные бланки. К примеру, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но возможно самостоятельно создать задаточный отчет.
Все первичные официальные бумаги непременно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, в большинстве случаев будут указаны:
- наименование;
- номер документа;
- сущность сделки либо операции;
- данные составителя;
- подпись начальника организации и печать (если она употребляется).
Кое-какие бумаги оформляют в одном экземпляре, но большая часть — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы конкретно такого типа.
Учетные регистры
Учетные, либо, в противном случае говоря, документы бухгалтерского оформления, используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и для отражения этих данных на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Новости их возможно:
- в особых книгах (журналах);
- на отдельных страницах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при применении вычислительной техники;
- конкретно в специализированных программах на электронных носителях.
Принципиально важно соблюдать хронологию занесения данных и правила бухгалтерского учета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, использование общего Замысла счетов и других. На базе данных регистров бухгалтерского учета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички либо регистра. Они установлены законом о бухучете и особым списком, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, образовывает 5 лет. Но в списке предусмотрены более конкретные сроки. К примеру, отчетность необходимо хранить , пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, в случае если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего применения, но время от времени его отсчитывают по другому принципу. Так, к примеру, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Ответственность бухгалтера
В случае если бухгалтер, особенно основной, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа начальника организации. В этом акте нужно перечислить все, за что отвечает конкретно главный бухгалтер. В частности:
- бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
- учетную политику и локальные нормативные акты;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
- переписку с налоговой администрацией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).
какое количество конкретно документов передано и периоды, за которые они составлены, возможно указать в самом акте либо в приложениях к нему. Помимо этого, в приложениях к акту может быть необычный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:
Бланк для заполнения акта
Скачать
